個人情報保護について|株式会社第四北越ITソリューションズ

個人情報保護方針

当社は、システムインテグレーション、およびシステム受託開発事業により、地域社会に貢献しております。当社が、個人情報を正確かつ安全に取扱うために、以下の個人情報保護方針を定めて全ての役員および従業員がこれを遵守することにより、お客様に安心と安全を提供し、個人情報の適切な保護に努めます。

個人情報の取得
当社は、業務上必要な範囲に限定し、かつ、適切な手段により個人情報を取得いたします。
個人情報の利用目的の制限
当社は、お預かりした要配慮個人情報^（※）を含む個人情報については、利用目的（Web上、個人情報の利用目的参照）の範囲内で、業務の遂行上必要な場合において利用いたします。また、目的外利用を行わないための具体的な措置を講じます。
※要配慮個人情報：本人の人種、信条、社会的身分、病歴(身体・知的・精神障害、健康診断/遺伝子検査結果、保健指導、診療・調剤情報など)、前科・前歴、犯罪被害情報のほか、本人に不当・偏見が生じないよう、特に配慮が必要な情報。
個人データの安全管理
当社は、取扱う個人情報について、漏えい、滅失、き損等のリスクを深く考慮し、合理的な安全対策を講じ、問題発生時には、適切かつ速やかに対処し是正します。
個人データの第三者提供
当社は、取得した個人データについて、以下の場合を除いて、お客様の同意を得ることなく、第三者提供を行いません。
1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
要配慮個人情報の取扱い
当社は、要配慮個人情報に関する個人情報を、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用又は第三者提供を行いません。
1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 源泉徴収事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等の要配慮個人情報を取得、利用又は第三者提供する場合
6. 金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で要配慮個人情報を取得、利用または第三者提供する場合
個人情報に関する権利尊重
当社は、個人情報に関するお客様の権利を尊重し、お客様から保有する個人情報に関する利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止および消去、第三者提供の停止及び第三者提供記録の開示を求められたときは、法令に定められた例外を除き、遅滞なくこれに応じます。
苦情・相談への対応
当社は、取扱う個人情報に関する問合せ窓口を設置しております。お客様本人から苦情及び相談等の問合せを受けた場合は、誠実に対応し、延滞なく適切に対処します。

　問合せ窓口

株式会社第四北越ITソリューションズ
人事総務部　金子
TEL：025-244-2101
E-mail：kanri@dh-its.co.jp
受付時間：9:00～17:30（土日祝日、年末年始の休業日を除く）
法令等の遵守
当社は、個人情報の保護に関する法律およびその他の関連法令、ガイドラインを遵守いたします。
個人情報の継続的改善
当社は、本方針を実行するため、個人情報保護に係る規程等を定め、これを役員、従業員およびその他関係者に周知徹底し継続的に見直し改善いたします。

制定日：2005年 4月 1日
改定日：2023年10月1日
株式会社第四北越ITソリューションズ
代表取締役社長　堀　岳彦

個人情報保護の取り組み

当社はプライバシーマーク(第10824548号)を取得しています。
お客様の重要な個人情報を取り扱う事業者として、その信頼に応えるため、個人情報保護方針のもとに個人情報の適正な管理・利用を徹底し、個人情報保護に関する継続的な改善に取り組んでいます。

初回認証取得日：2017年12月15日

株式会社第四北越ITソリューションズにおける個人情報の取扱い

個人情報の利用目的の公表に関して
当社では、個人情報の取得について、(1)直接本人から個人情報を取得する場合と、(2)直接本人から取得せずに取引業者等より個人情報を取得する場合があります。
1. 直接本人から個人情報を取得する場合
  書面や、ウェブ画面への入力等の手段により、直接個人情報を取得する場合は、その都度利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用させていただきます。あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人にその旨をご連絡し、同意をいただいた上で利用します。
  
  尚、当社の保有する個人情報の利用目的については、以下のとおりです。
  
  ①
  
  お客様に関する個人情報
  
  ・
  
  商品の発送、アフターサービスについてのご連絡
  
  ・
  
  商品情報のご案内（ＤＭ発送など）
  
  ・
  
  展示会、セミナーの案内の発送
  
  ②
  
  株主様に関する個人情報
  
  ・
  
  業務上必要な諸連絡
  
  ③
  
  取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
  
  ・
  
  業務上必要な諸連絡
  
  ④
  
  採用希望者に関する個人情報
  
  ・
  
  採用業務に関する情報のご連絡
2. 直接本人から取得せずに取引業者等より個人情報を取得する場合
  受託業務等で、個人情報を取得する場合の利用目的及び対象範囲は以下の通りです。
  
  ①
  
  システムの障害等の原因を調査するため対象データを借用する場合（顧客マスタ、関連データ）
  
  ②
  
  システムのレベルアップを行うにあたり、ファイルレイアウトを変更するため対象データを借用する場合（顧客マスタ、関連マスタ）
  
  ③
  
  委託先業者との業務委託契約内容を実現するために、データコンバート（ファイルレイアウト変更等）を実施する場合
個人情報の安全管理のために講じた措置について
当社では、個人情報をより厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程等を策定し、外的環境を把握した上で個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。また、実際に個人情報を取り扱うにあたり、組織的、人的、物理的、技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
安全管理措置の詳細については下記6．にある「問合せ窓口」よりお問い合わせください。
個人情報の第三者提供について
当社では、取得した個人情報を、以下の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはございません。
1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
5. 個人情報及び特定個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
6. 当社が合併、分社化、営業譲渡その他の事由により事業承継され、承継前の利用目的の範囲内で個人情報を取扱う場合
開示等の求めに対する手続きについて
当社は、保有する個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示、までを「開示等」といい、各請求に対応します。
1. 「開示等の求め」の申出先
  開示等の求めは下記へ所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送よりお願いします。
  申出先
      〒950-0075　新潟県新潟市中央区沼垂東2丁目11番21号
          株式会社第四北越ITソリューションズ
          業務統括本部　苦情相談窓口　宛
2. 「開示等の求め」の申請書類様式
  次の申請書を苦情相談窓口宛に請求してください。
  当社所定の申請書
  
  ・
  
  個人情報　開示・利用目的通知申請書、または個人情報　訂正・利用停止等申請書
  
  所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類を同封してください。
  
  当社では以下の写しを本人確認の書類とします。
  
  ・
  
  運転免許証　・パスポート　・健康保険証　のいずれか1通
3. 代理人による「開示等の求め」について
  「開示等の求め」をする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて以下の書類を同封してください。
  ＜法定代理人の場合＞
  
  ・
  
  戸籍謄本または扶養家族が記入された保険証の写し
  
  ・
  
  未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類
  
  ・
  
  代理人についての前項本人確認書類
  
  ＜任意代理人の場合＞
  
  ・
  
  「開示等の求め」をする者本人による委任状
  
  ・
  
  代理人についての前項本人確認書類
4. 「開示等の求め」の手数料及び徴収方法
  開示の請求、利用目的の通知の請求につきましては有料とさせていただきます。
  １回の申請ごとに1,000円
  1,000円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
  手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。
5. 「開示等の求め」への回答について
  申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。回答できない場合は、その理由を説明する旨の文書を送付いたします。
6. 開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
  開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、2年間保存し、その後適切に廃棄させていただきます。
  次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。また不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
  
  ・
  
  所定の申請書類に不備があった場合
  
  ・
  
  申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社での登録住所が一致しないなど本人が確認できない場合
  
  ・
  
  代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  
  ・
  
  開示等の求めの対象個人情報が当社で検索不可能な場合
  
  ・
  
  本人または第三者の生命、身体、その他の権利利益を害するおそれがある場合
  
  ・
  
  開示等を行うことによって、違法または不当な行為を助長、誘発するおそれがある場合
  
  ・
  
  開示等を行うことによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序に支障が及ぶおそれがある場合
  
  ・
  
  当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  
  ・
  
  他の法令に違反することとなる場合
緊急事態への対応について
個人情報に関する緊急事態が発生した場合には、速やかに以下の対応を実施します。
1. 緊急事態の内容を本人に通知するか又は本人が容易に知り得る処置を行います。
2. 緊急事態の発生原因及び対策を遅滞なく公表します。
3. 緊急事態の事実関係、発生原因及び対策を関係機関に直ちに報告します。
問合わせ及び苦情の受付窓口について
当社の個人情報の取扱いに関する問合わせ及び苦情については下記までご連絡ください。
電話による問合せ：025-244-2101　　個人情報相談窓口　業務統括本部
郵送による問合せ：〒950-0075　新潟県新潟市中央区沼垂東2丁目11番21号　株式会社第四北越ITソリューションズ
電子メールによる問合せ：kanri@dh-its.co.jp

事業者の名称、住所及び代表者の氏名
    株式会社第四北越ITソリューションズ
    新潟県新潟市中央区沼垂東2丁目11番21号     代表取締役社長　堀　岳彦

当社の個人情報保護に関する責任者
    株式会社第四北越ITソリューションズ
    個人情報保護管理者　金子　隆史
    連絡先：上記問合せ及び苦情受付窓口と同様です

認定個人情報保護団体
    名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
    所在地：〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル12F
    申出先：TEL.03-5860-7565　フリーダイヤル：0120-700-779

制定日：2005年 4月 1日
改定日：2024年 4月 1日